メールの超プロが教えるGmail仕事術／樺沢紫苑

自他共に日本で最もインターネットに詳しい精神科医であられる著者の、Gmail活用術満載の一冊です。

Gmailの設定や操作もしくはGoogleサービスについて詳しく説明した本はいくつもありますが、Gmailが何を目的にどういうコンセプトで各機能を提供していて、それを実際のビジネスの現場でどう応用するのかについて詳細に書かれた本はおそらく初めてだと思います。本書は、Gmailのコンセプトを理解した上でそのポテンシャルを最大限に引き出し、具体的にビジネスに応用する方法が詰まっています。

私は最近になってGmailに完全移行したので、Gmailを３年以上使っていながらスパムフィルターとしてしかその機能を活用していませんでした。そのため、本書で説明されているいくつかの便利な使い方を知りませんでしたので、早速実践させていただいています。そのいくつかのTipsを簡単にご紹介。

・検索のオートコンプリート
　「設定」→「Labs」で「検索のオートコンプリート」を「有効にする」
　これだけで検索キーワードの入力時間が短縮できます。

・返信定型文
　「Labs」から「返信定型文」を「有効にする」
　メール作成画面に「返信定型文」が出るので、テンプレートにしたい文章を書いて「返信定型文を作成」、適切な名前を付けて「OK」。次からは「挿入」でテンプレートを即座に本文に挿入できます。

・スターの色を変える
　「Labs」から「スーパースター」を「有効にする」
　「設定」の「全般」に「スーパースター」が追加されているので、使いたいものをマウスでドラッグ＆ドロップして「使用中」に移動すると、次からスターをクリックすると「使用中」の左から順に表示されていきます。ごちゃごちゃするので増やしすぎないのがコツ。私は赤星、黄色星、青星の３種類を使い分けるようにしました。

・Inbox Zero
　43Foldersのメルリン・マンによって提唱されて常識となった「Inbox Zero」は、受信トレイを常に空にするライフハックですが、著者はラベルとフィルタを大量に使い分けて重要なメールは受信トレイではなく特定のラベルに入るようにして、そこの未読を常にゼロにするという方法を実践されています。私の場合は長年の「Inbox Zero」が身についていることとまだ上手にフィルタ設定を使いこなしてないので、今のところスターで重要度を決定して受信トレイは空にしています。

・クイックリンク
　「Labs」の「クイックリンク」を「有効にする」
　左サイドにパネルが追加されてGmailでよく使うビューにワンクリックでアクセスできます。複雑な検索条件を何度も使う可能性がある場合はこれを保存しておけば毎回条件を書かなくても済むようになります。

・検索を意識してメールを書く
　これが目が鱗だったのですが、Gmailの最大のメリットは高度な検索機能にあることは周知ですので、これを最大限に発揮できるように、メールを書くときに後々検索でヒットできるように意識して書くということです。日時や固有名詞などのキーワードを意識して件名や本文に入れるようにすることで、後から探すときの時間が大幅に短縮できます。

・エイリアスでストレージする
　せっかくの大容量ですのでGmailをストレージサービスとしても使うことを著者は推奨されています。具体的には必要そうなファイルは全て自分のGmailに送っておくというもの。その際に、通常のメールとストレージとを混在させないために、エイリアス機能を使えばいいと提唱しています。エイリアスは、ユーザー名の後に「+xxxx」と付加しても受信できるという機能です。例えば「+storage」とでも付けてメールを送って、受信アドレスでフィルタを作成して「Storage」ラベルを付与します。これで通常のメールと区分して管理できます。これはこれから使おうかなと思っています。GmailとDropboxなどのオンラインストレージサービスとをどう使い分けて自分にぴったりな記憶領域を構築するかが大切だなと思いました。なお、Gmailストレージの場合は件名が検索でとても重要なキーになりますので、具体的な内容を付けることが重要です。

・Gmailにガジェットを追加する
　「Labs」の「URLでガジェットを追加」を「有効にする」
　ガジェットのURLはiGoogleの「このガジェットについて」の「url=」から後の部分に「http://」を付ければOK。私の場合はスタートページをiGoogleにしているので、Googleカレンダー以外のガジェットは付けていませんが、将来的にスタートページをGmailにする可能性がなきにしもあらすなので、その際にはこれでガジェットをGmailページに表示させようと思っています。「Labs」の「ナビゲーションバーのドラッグ＆ドロップ」を「有効」にしておくとガジェットの順番を入れ替えられます。

・「EOM」
　私は知らなかったのですが、件名の最後に「EOM」と付けると、「End Of Message」の略でメール本文には何も書いてませんという意味になるのだそうです。相手を選ぶ表現方法ですが、今度機会があれば使ってみようと思いました。

・差出人メアド
　私はEmailを使い始めてからこれまでの10年以上、ずっと差出人をローマ字「Kazunobu Harada」で送っていました。昔々の話ですが、パソコン通信の時代には、Mailの差出人表記が日本語だとうまく送れなかったことがあったため、ずっとその習慣を引きずってきました。が、もうとっくにそんな必要はないのですね。特に海外の方とメールをやり取りすることもないので、差出人は相手にわかりやすい日本語で表示することにしまして、Gmailの「設定」の「アカウントとインポート」の「名前」の情報を編集してGmailで送る６個のメアドを全て日本語で「原田一進」にしました。

・キーボードショートカット
　Gmailをブラウザでフル活用するのにとっても便利なのがキーボードショートカットで、これを覚えればメール処理速度が格段に上昇すると本書でも紹介されていました。方法は「設定」で「キーボードショートカットを有効にする」にチェックを入れるだけです。
　なのですが、私の環境（ThinkPad X60、Atok、Crome）ではキーボードからの入力を受け付けてくれませんでした。色々試したし調べたのですが理由は不明です。ですので、「Labs」から「マウスジェスチャー」を「有効」にして多少なりとも処理速度を上げることにしました。まあ、簡単に処理できちゃうというのはミスをする可能性も増えるということなので、読み飛ばしや間違い返信などがあってはいけないという思いもあって、マウスで確実に処理していくという道を私は選びました（涙を飲んで）。

以上、本書で紹介されていて私が知らなかったGmailの活用方法を列挙しましたが、他にも便利な使い方やGmailを使う上で知っておいた方が良いGmailのコンセプトが上手にまとまっているので、Gmailを使っている方やこれから使ってみようと思っている方には一読をおすすめします。

日々進化しているGmailの機能ですが、これについては読者限定で著者が「Gmail仕事術最新情報」というメルマガを配信してくれています（登録した時点でバックナンバーも送ってくれます）ので、これで常に最新の機能をキャッチアップすることが可能です。2010年5月24日時点での最新号は「ネスト」の使い方を詳しく説明していただいており、これを読んで私も早速ネストを活用しております。

Related posts:

1. ググる／津田大介
2. ソーシャル・ネットワーク・マーケティング／山崎秀夫
3. FREE／クリス・アンダーソン
4. Web2.0でビジネスが変わる／神田敏晶
5. クラウド・コンピューティング仕事術／西田宗千佳